Gemeente Gemeente Waasmunster

Een evenement organiseren in Waasmunster

Vlot online je aanvraag doen.

Waasmunster is een bruisende gemeente waar we regelmatig kermissen, buurtfeesten, sportactiviteiten, fuiven en feestjes organiseren. 

Vanaf 1 maart 2022 centraliseert de gemeente al die evenementen in een softwarepakket zodat organisatoren, het gemeentebestuur en de veiligheidsdiensten meteen een overzicht krijgen van wat er in Waasmunster te doen is. 

Bekijk onze publiek kaart

Als organisator moet je met veel zaken rekening houden en ben je verplicht om bepaalde vergunningen aan te vragen. Door de strenge regelgeving zie je vaak de bomen door het bos niet meer. 

Via ons gebruiksvriendelijke evenementenplatform vraag je vanaf 1 maart 2022 online een toelating voor je evenement aan. Je krijgt dan ook meteen de bijkomende vergunningen zoals een geluidsafwijking, inname openbaar domein, signalisatieplan, tijdelijke tapvergunning, ... Zo ben je helemaal in orde om je evenement vlot te laten verlopen. 

Registreer je hier als nieuwe gebruiker

Als je een account aanmaakt, kan je oude aanvragen kopiëren en aanpassen om een nieuwe
aanvraag in te dienen. Superhandig als je wederkerende evenementen organiseert. Eens je 1 keer je aanvraag hebt ingediend, kan je die jaarlijks hergebruiken.

Heb je al een account?

Log hier in op het evenementenplatform

Eens je een account hebt, kies je voor 'Waasmunster' en kom je meteen op jouw profielpagina. Klik dan op 'nieuwe aanvraag' en vul het formulier in.

Voordelen van het evenementenplatform 

  • Je kan een evenement online aanvragen waar en wanneer je wil. 
  • Je kan op elk moment de status van je aanvraag opvolgen. 
  • Je kan meteen zien of er al andere evenementen ingepland zijn op het openbaar domein waar je rekening mee moet houden. Zijn er conflicten? Dan kan je jouw aanvraag meteen bijsturen. 
  • Je kan je oude aanvragen kopiëren en aanpassen om een nieuwe aanvraag in te dienen. Superhandig als je wederkerende evenementen organiseert. Eens je 1 keer je aanvraag hebt ingediend, kan je die jaarlijks hergebruiken. 

Voor wie?

Welk evenement vraag je aan bij de gemeente? 

Je vraagt een toelating aan via het online evenementenplatform voor:

  • activiteiten die publiek toegankelijk zijn vanaf 100 personen. 
  • activiteiten op de openbare weg ongeacht het aantal verwachte bezoekers. 
  • private bijeenkomsten in publieke gebouwen waarbij een vergunning nodig is voor elektronisch versterkte muziek

Voorwaarden

Wanneer vraag je jouw evenement aan? 

De minimum aanvraagtermijn voor evenementen is 6 weken.

Heb je al vroeger alle informatie om je aanvraag te doen? Breng dan meteen je aanvraag in orde, dan is dat al afgevinkt op je to-do-lijstje. Hoe sneller wij alle informatie hebben, hoe sneller we alles kunnen verwerken en de nodige goedkeuringen verlenen. 

Hoe aanvragen?

Je doet je aanvraag via het online platform Eaglebe 

Registreer als nieuwe gebruiker of Login

Maak zeker een account aan 

Als je voor de eerste keer een aanvraag indient via het evenementenplatform, maak dan zeker eerst een account aan. Zo geniet je optimaal van alle bovenstaande voordelen en worden alle contactgegevens automatisch ingevuld bij je aanvraag. 

Afhandeling

De vrijetijdsdiensten behandelen jouw dossiers 

Ze verzamelen de nodige adviezen en leggen je aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen. Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen brengen ze jou als organisator en alle betrokken diensten via e-mail op de hoogte over de beslissing. Je kan deze stappen ook volgen in het evenementensysteem. 

Uitzonderingen

Huren van zalen en materialen 

Op termijn zal je aanvragen voor zaalverhuur en materialen ook via dit platform kunnen doen. Vandaag vul je hiervoor nog altijd de online formulieren voor zaalverhuur en materialen in. Je vindt alle info en formulieren terug op www.waasmunster.be/huren  

Huren van zalen en materialen 

Meer info

Vrijetijdsloket De Meermin 
vrijetijd@waasmunster.be 
052 89 20 08

Hulp nodig bij een eerste aanvraag? 

Op 15 februari organiseerden we een infomoment voor alle verenigingen.
Bekijk hieronder de presentatie en de opname van de demo
De vereningingen stelden ook een pak vragen op de infosessie.
De antwoorden lees je in de FAQ-lijst (binnenkort beschikbaar). 

Ook onze medewerkers van de vrijetijdsdiensten maken je graag wegwijs bij een eerste aanvraag. Maak gerust een afspraak, dan doorlopen we de aanvraag samen.